Sebut Harga, Tender Terbuka atau Rundingan Terus: Beza Kaedah Perolehan Kerajaan untuk Pembekal

Ditulis oleh Michelle Chin, Cert CII.

Jawapan ringkas: Untuk bekalan dan perkhidmatan kerajaan persekutuan, kaedah ditentukan oleh anggaran nilai perolehan. Sebut harga (quotation) adalah untuk nilai melebihi RM50,000 hingga RM500,000, dan tender terbuka (open tender) untuk nilai melebihi RM500,000, dibuka kepada syarikat berdaftar MOF dalam kod bidang berkaitan. Rundingan terus hanya untuk keadaan khusus, dan PK 2.1 tidak menyenaraikan tender terhad.

Anda nampak iklan di portal MyPROCUREMENT dan tertanya sama ada ia sebut harga atau tender, dan apa bezanya untuk syarikat anda. Kaedah itu memberitahu anda siapa boleh membida, berapa lama iklan dibuka dan siapa meluluskan keputusan, tetapi bukan sama ada bon pelaksanaan diperlukan; itu bergantung pada nilai kontrak dalam SST. Jika ini kali pertama anda membida, langkahnya ada dalam bahagian cara bida tender kerajaan kali pertama.

Apakah kaedah perolehan kerajaan untuk bekalan dan perkhidmatan?

Pekeliling Perbendaharaan PK 2.1 (berkuat kuasa 1 Oktober 2024) menyenaraikan 6 kaedah untuk bekalan dan perkhidmatan, dan 3 kaedah asas mengikut nilai ialah pembelian terus, sebut harga dan tender terbuka. Jadual ini menunjukkan had nilai setiap kaedah menurut PK 2.1 perenggan 2.1, bersama pihak yang meluluskannya menurut taklimat Kementerian Kewangan 2022.

Had kelulusan dalam lajur terakhir diambil daripada taklimat 2022 dan mungkin telah berubah. Nilai yang dimaksudkan dalam lajur kedua ialah anggaran nilai perolehan, bukan harga tawaran anda, seperti yang dijelaskan oleh PK 2.1:

"Penetapan kaedah perolehan adalah berdasarkan anggaran nilai perolehan bagi penggunaan setahun atau nilai satu kontrak yang bertempoh."

Sumber: Pekeliling Perbendaharaan PK 2.1 (berkuat kuasa 1 Oktober 2024), perenggan 2.5.

Apa beza sebut harga dan tender terbuka untuk pembekal?

Sebut harga ialah untuk perolehan melebihi RM50,000 hingga RM500,000 dengan tempoh iklan minimum 7 hari, manakala tender terbuka untuk perolehan melebihi RM500,000 dibuka kepada syarikat berdaftar MOF dalam kod bidang berkaitan, dengan tempoh iklan minimum 21 hari. Jadual ini membandingkan kedua-duanya dari sudut syarikat anda.

Siapa dipelawa, keutamaan Bumiputera dan tempoh iklan diambil daripada taklimat Kementerian Kewangan 2022 (slaid 7, 9 dan 11), tempoh 21 hari juga ditetapkan dalam PK 2.1 perenggan 9.4, dan penilaian tender oleh 2 jawatankuasa berasingan dinyatakan dalam halaman Proses Tender Kementerian Kewangan, bahagian I. Iklan anda sendiri ialah rujukan muktamad, jadi semak syarat penyertaan di dalamnya. Tempoh iklan yang pendek juga menentukan sama ada sempat mendapatkan bon tender, seperti yang diterangkan dalam berapa lama nak dapat bon tender.

Bila agensi boleh menggunakan rundingan terus?

Agensi hanya boleh menggunakan rundingan terus (direct negotiation) apabila perolehan itu memenuhi kriteria khusus yang ditetapkan oleh Kementerian Kewangan, dan menurut taklimat Kementerian Kewangan 2022, kelulusannya dibuat oleh Kementerian Kewangan sendiri. Agensi yang perlu memberi justifikasi, bukan pembekal. Jadual ini menyenaraikan sebahagian kriteria dalam slaid 12 taklimat itu.

Bagi pembekal, kriteria tender terbuka yang gagal bermakna perolehan itu boleh beralih kepada rundingan terus dengan kelulusan Kementerian Kewangan. Kontrak yang dimenangi melalui rundingan terus biasanya masih memerlukan bon pelaksanaan jika nilainya melebihi RM200,000.

Adakah tender terhad masih digunakan untuk bekalan dan perkhidmatan kerajaan?

Tidak dalam peraturan persekutuan semasa: PK 2.1 tidak menyenaraikan tender terhad sebagai kaedah untuk bekalan dan perkhidmatan. Jenis perolehan yang perlu dinyatakan dalam iklan menurut PK 2.1 ialah sebut harga, tender terbuka, tender terbuka pra-kelayakan dan/atau khas Bumiputera.

Jika anda nampak pelawaan yang terhad kepada kumpulan tertentu, biasanya ia salah satu daripada ini: sebut harga yang hanya dipelawa kepada pembekal di negeri berkenaan, iklan khas Bumiputera, atau tender pra-kelayakan di mana syarikat perlu lulus penilaian kelayakan dahulu. Kerajaan negeri, PBT, GLC dan syarikat swasta boleh menggunakan peraturan perolehan mereka sendiri, dan Akta Perolehan Kerajaan 2026 seksyen 28(2) membenarkan Menteri menetapkan kaedah lain selepas Akta itu berkuat kuasa. Jika dokumen anda menggunakan istilah "tender terhad", semak siapa yang mengeluarkannya dan peraturan mana yang dirujuk dalam arahan kepada petender.

Bila kontrak kerajaan memerlukan bon pelaksanaan?

Bukan kaedah yang menentukan bon, tetapi nilai kontrak dalam SST: kontrak bekalan dan perkhidmatan melebihi RM200,000 hingga RM500,000 memerlukan bon 2.5%, dan melebihi RM500,000 memerlukan 5%. Di bawah RM200,000, peraturan Perbendaharaan biasanya tidak mensyaratkan bon, tetapi dokumen sebut harga atau tender masih boleh memintanya. Untuk kontrak tepat RM200,000, semak SST anda.

Untuk kontrak 2 tahun atau lebih, had RM200,000 dan RM500,000 diuji pada nilai setahun, dan kadar bon dikenakan pada nilai setahun itu, walaupun bon meliputi seluruh tempoh kontrak. Contoh. Jadual ini menunjukkan 3 kontrak dan kaedah yang biasanya digunakan untuk nilai itu; isi baris terakhir dengan kontrak anda sendiri.

Contoh ketiga paling mudah tersilap kira: nilai keseluruhan kontraknya RM1.2 juta, tetapi bonnya dikira pada kadar 2.5% kerana nilai setahunnya di bawah RM500,000. Penjelasan penuh tentang bon ini ada dalam apa maksud bon pelaksanaan.

Apa berubah apabila Akta Perolehan Kerajaan 2026 berkuat kuasa?

Akta Perolehan Kerajaan 2026 [Akta 882] menjadikan kaedah terbuka dan berdaya saing sebagai kaedah utama, tetapi ia hanya berkuat kuasa pada tarikh yang ditetapkan oleh Menteri melalui pemberitahuan dalam Warta. Akta itu mendapat Perkenan Diraja pada 16 Mei 2026 dan disiarkan dalam Warta pada 26 Mei 2026. Seksyen 28 menyatakan:

"Subject to the provisions of this Act, the open and competitive procurement method shall be the primary method in conducting Government procurement."

Sumber: Government Procurement Act 2026 [Act 882], seksyen 28(1), Jabatan Peguam Negara. Teks Bahasa Melayu Akta itu menyebutnya kaedah perolehan terbuka dan berdaya saing, iaitu kaedah utama perolehan Kerajaan, tertakluk kepada Akta ini.

Seksyen 28(3) mentakrifkan kaedah terbuka dan berdaya saing sebagai kaedah di mana semua orang berdaftar boleh menyertai. Senarai Akta di portal Jabatan Peguam Negara masih menunjukkan Akta 882 belum berkuat kuasa pada 25 September 2026, dan selagi tarikh kuat kuasa belum diwartakan, kaedah dan had nilai dalam Pekeliling Perbendaharaan PK 2.1 terus digunakan, jadi semak portal Jabatan Peguam Negara untuk status terkini. Apa lagi yang Akta ini ubah untuk pembekal diterangkan dalam maksud Akta Perolehan Kerajaan untuk tender.

Bagaimana cara bida tender kerajaan kali pertama?

Untuk kali pertama, daftar dengan MOF dalam kod bidang yang betul, cari iklan, baca arahan kepada petender, dan sediakan bon sebelum menghantar tawaran. Langkah ini berlaku sama ada anda membida sebut harga atau tender terbuka.

1. Daftar atau perbaharui pendaftaran MOF dalam kod bidang yang sepadan dengan apa yang anda bekalkan; yurannya RM450 dan pendaftaran sah 3 tahun. Langkahnya ada dalam panduan pendaftaran MOF untuk pembekal.
2. Cari pelawaan di portal MyPROCUREMENT; PK 2.1 mewajibkan semua pelawaan perolehan kerajaan persekutuan diiklankan di situ. Tender kerajaan negeri dan badan berkanun negeri juga boleh diiklankan di portal perolehan negeri masing-masing.
3. Baca arahan kepada petender: kaedah, kod bidang, tarikh dan waktu tutup, dan sama ada bon tender diminta. Beza bon tender dan deposit tender diterangkan dalam bon tender vs deposit tender.
4. Kira amaun bon pelaksanaan (2.5% untuk kontrak bekalan atau perkhidmatan melebihi RM200,000 hingga RM500,000, dan 5% melebihi RM500,000), dan sediakan dokumen syarikat serta pengarah sebelum tawaran dihantar, kerana selepas SST agensi menetapkan 14 atau 30 hari untuk bon pelaksanaan.
5. Hantar tawaran sebelum waktu tutup. Peraturan Kementerian Kewangan menetapkan jam 12.00 tengah hari pada hari tutup, dan tender yang lewat tidak diterima; semak waktu dan tempat penghantaran dalam iklan anda.
6. Hantar tawaran hanya jika anda pasti boleh meneruskannya. Dokumen tender kerajaan yang kami baca membenarkan tindakan tatatertib terhadap petender yang menarik balik tawaran atau menolak SST, termasuk penggantungan pendaftaran; butirannya ada dalam apa jadi pada bon tender jika anda kalah, menang atau tarik diri.

Soalan Lazim

Perlukah saya berdaftar dengan MOF untuk menyertai sebut harga?

Ya, untuk sebut harga dan tender tempatan. Taklimat Kementerian Kewangan 2022 menunjukkan sebut harga dipelawa kepada pembuat atau pembekal yang berdaftar dengan MOF di bawah kod bidang berkaitan. Dalam taklimat yang sama, pembekal tidak berdaftar hanya disebut untuk pembelian terus sehingga RM20,000, jadi pastikan pendaftaran MOF dan kod bidang anda sah sebelum membida.

Bolehkah agensi memendekkan tempoh iklan tender?

Hanya dengan kelulusan Kementerian Kewangan terlebih dahulu. PK 2.1 menetapkan bahawa ketidakpatuhan seperti memendekkan tempoh iklan perlu mendapat kelulusan MOF, jadi tempoh iklan yang lebih pendek daripada minimum bukan perkara biasa. Tarikh tutup yang mengikat anda tetap tarikh yang tertulis dalam iklan.

Apa itu Request for Proposal (RFP) dalam tender kerajaan?

RFP ialah sejenis tender terbuka untuk perolehan melebihi RM500,000 yang tertakluk kepada kriteria khusus dalam PK 2.1. Menurut taklimat Kementerian Kewangan 2022, RFP hanya digunakan untuk perkhidmatan dan ICT, dan tempoh iklan minimumnya 21 hari bagi setiap peringkat. Pelawaannya dibuka kepada syarikat berdaftar MOF dalam kod bidang berkaitan.

Adakah kaedah perolehan untuk kontrak kerja sama dengan bekalan dan perkhidmatan?

Hampir, tetapi tidak sama. PK 2.1 mempunyai jadual berasingan untuk perolehan kerja, termasuk lantikan terus sehingga RM50,000, dan kontraktor kerja berdaftar dengan CIDB, bukan MOF. Kontraktor kerja boleh merujuk panduan bon untuk kontraktor kerja oleh Foundation.

Apa perlu anda buat sekarang

1. Kenal pasti kaedah dalam iklan anda, dan semak had nilai serta syarat penyertaannya.
2. Pastikan pendaftaran MOF dan kod bidang syarikat anda sah pada tarikh tutup.
3. Kira sama ada kontrak itu memerlukan bon pelaksanaan dan berapa amaunnya, menggunakan nilai setahun untuk kontrak 2 tahun atau lebih.
4. Jika bon tender diminta, pastikan dokumen syarikat anda lengkap sekurang-kurangnya 14 hari bekerja sebelum tarikh tutup, dan semak ini sebelum membeli dokumen tender.

Dapatkan sebut harga · atau WhatsApp kami

Sumber rujukan

• Pekeliling Perbendaharaan PK 2.1: Kaedah Perolehan Kerajaan, Perihal Umum (berkuat kuasa 1 Oktober 2024), perenggan 2.1, 2.2, 2.5, 9.1 dan 9.4, tugas urus setia perolehan tentang tempoh iklan, dan senarai kandungan iklan
• Kementerian Kewangan, Mekanisme Pelaksanaan Perolehan Melalui Pematuhan PP/PK (bekalan dan perkhidmatan), mulai 29 November 2022, slaid 6, 7, 9, 11, 12, 13 dan 23
• Kementerian Kewangan, Proses Tender (dikemas kini 30 Mac 2016), bahagian G: Masa Tutup Tender dan bahagian I: Penilaian Tender
• Government Procurement Act 2026 [Act 882], Jabatan Peguam Negara, seksyen 1 dan 28
• Dokumen Tender PPAPP/BTM/T/01/19, Perbadanan Perpustakaan Awam Pulau Pinang, klausa 1.8

Kali terakhir disemak: September 2026. Had nilai kaedah disemak dalam PK 2.1 pindaan 1 Oktober 2024, syarat sebut harga dan rundingan terus dalam taklimat Kementerian Kewangan 2022, dan seksyen 1 serta 28 Akta 882 dalam teks Jabatan Peguam Negara; senarai Akta di portal itu menunjukkan Akta 882 belum berkuat kuasa pada 25 September 2026.

Diterbitkan oleh BondCepat, jenama Emerge Insurtech (Malaysia) Sdn. Bhd. (202101001225), ejen insurans berdaftar dengan PIAM.