Contoh Bon Pelaksanaan Kerajaan: Maksud Setiap Klausa dalam Borang Jaminan

Ditulis oleh Michelle Chin, Cert CII.

Jawapan ringkas: Bon pelaksanaan untuk kontrak bekalan dan perkhidmatan kerajaan menggunakan borang jaminan piawai dalam Pekeliling Perbendaharaan PK 4.2. Borang itu ada 6 klausa: tuntutan tanpa bukti, tuntutan sebahagian, bon kekal walaupun kontrak berubah, tarikh mati yang biasanya 12 bulan selepas kontrak tamat, luput tanggungan, dan tempoh 4 minggu untuk tuntutan sampai.

Anda baru terima Surat Setuju Terima (SST), dan di belakangnya ada format bon yang penuh bahasa undang-undang. Agensi tidak boleh mengarahkan anda mula membekal selagi bon ini belum dikemukakan, kecuali ada pengecualian bertulis. Sebelum anda minta bank atau syarikat insurans keluarkannya, baca apa yang sebenarnya anda minta mereka janjikan bagi pihak syarikat anda.

Di mana format bon pelaksanaan kerajaan yang sebenar?

Format bon pelaksanaan untuk kontrak bekalan dan perkhidmatan kerajaan persekutuan ditetapkan dalam Pekeliling Perbendaharaan PK 4.2, dan agensi melampirkannya pada SST atau dokumen tender anda. PK 4.2 perenggan 9.19.8(f)(iii) mewajibkan semua jenis jaminan menggunakan format yang sama:

"Semua Jaminan Bank/Jaminan Syarikat Kewangan/Jaminan Insurans/ Jaminan Bank Islam/ Jaminan Takaful untuk bon pelaksanaan bagi perolehan bekalan/perkhidmatan hendaklah menggunakan format dan kandungan seperti di Lampiran 24."

Sumber: Pekeliling Perbendaharaan PK 4.2, perenggan 9.19.8(f)(iii).

"Lampiran 24" ialah nombor lampiran dalam pekeliling itu sendiri. Dalam SST atau dokumen tender anda, format yang sama mungkin dipanggil "Lampiran" dengan huruf atau nombor lain, atau diberi nama lain, jadi semak dokumen anda sendiri. Maknanya, sama ada anda guna jaminan bank atau jaminan insurans (insurance guarantee), ayat yang ditandatangan oleh penjamin adalah sama.

Siapa pihak dalam bon, dan ruang mana yang perlu diisi?

Borang ini melibatkan 3 pihak: Kerajaan sebagai benefisiari (pihak yang boleh menuntut), syarikat anda sebagai "Kontraktor", dan bank atau syarikat insurans sebagai "Penjamin". Penjamin memberi jaminan "atas permohonan Kontraktor", jadi andalah yang memohon dan membayar, tetapi yang dilindungi ialah Kerajaan.

Jadual ini menyenaraikan ruang kosong dalam borang PK 4.2 dan apa yang perlu anda bandingkan sebelum bon dikeluarkan.

Apa maksud "tanpa bukti atau bersyarat" dalam klausa 1?

Klausa 1 bermaksud penjamin mesti membayar Kerajaan sebaik sahaja menerima tuntutan bertulis, tanpa menunggu Kerajaan membuktikan anda gagal dan tanpa mengira bantahan anda. Inilah yang orang panggil bon "on demand".

"Penjamin hendaklah dengan serta merta membayar kepada Kerajaan nilai yang ditentukan di dalam tuntutan tersebut tanpa mengira sama ada terdapat apa-apa bantahan atau tentangan daripada Kontraktor atau Penjamin atau mana-mana pihak ketiga yang lain dan tanpa bukti atau bersyarat."

Sumber: Pekeliling Perbendaharaan PK 4.2, Lampiran 24, klausa 1.

Format kerajaan ini tidak mensyaratkan notis pelanggaran atau tempoh untuk membaiki kesilapan sebelum tuntutan dibuat. Jika anda tidak setuju dengan tuntutan itu, pertikaian berlaku antara anda dan agensi di bawah kontrak, selepas penjamin membayar. Penjamin kemudian akan menuntut semula daripada syarikat anda di bawah surat indemniti yang anda tandatangan semasa memohon bon.

Satu had penting ada dalam klausa yang sama: jumlah tuntutan tidak boleh melebihi nilai jaminan yang ditulis dalam borang. Untuk tahu bila agensi biasanya membuat tuntutan, baca bila bon pelaksanaan boleh dituntut.

Bolehkah agensi menuntut sebahagian sahaja daripada nilai bon?

Boleh. Klausa 2 membenarkan Kerajaan membuat beberapa tuntutan sebahagian, dan setiap bayaran mengurangkan baki jaminan. Jumlah semua tuntutan itu tetap tidak boleh melebihi nilai jaminan asal.

Adakah bon masih berkuat kuasa jika kontrak berubah?

Ya. Klausa 3 menyatakan penjamin tidak terlepas daripada jaminan walaupun Kerajaan dan syarikat anda mengubah kontrak, melanjutkan masa atau menangguhkan bayaran, sama ada penjamin bersetuju atau tidak.

"Penjamin tidak boleh dibebaskan atau dilepaskan dari Jaminan ini oleh sebarang perkiraan yang dibuat antara Kontraktor dan Kerajaan sama ada dengan atau tanpa persetujuan Penjamin..."

Sumber: Pekeliling Perbendaharaan PK 4.2, Lampiran 24, klausa 3.

Bagi anda, maknanya bon kekal berkuat kuasa selepas variasi, lanjutan masa atau perubahan skop. Tetapi klausa ini tidak mengubah tarikh mati bon. Jika kontrak dilanjutkan melepasi tarikh yang bon itu lindungi, tanya agensi sama ada mereka perlukan bon dilanjutkan, dan maklumkan penjamin awal.

Apa yang berubah dan tidak berubah pada amaun serta tarikh mati bon diterangkan dalam bon pelaksanaan apabila kontrak dipinda atau dilanjutkan.

Bila bon pelaksanaan kerajaan tamat?

Dalam format PK 4.2, bon pelaksanaan bekalan dan perkhidmatan tamat pada Tarikh Mati Asal, iaitu 12 bulan selepas kontrak tamat atau selepas penghantaran atau penyiapan terakhir, mengikut mana yang lebih lewat. Jika kontrak dibatalkan, tarikh matinya 1 tahun selepas tarikh pembatalan. PK 4.2 perenggan 9.19.8(f)(iv) menetapkan tempoh sah laku yang sama, bermula dari tarikh bon dikeluarkan, tetapi tarikh yang mengikat anda ialah yang tertulis dalam SST, jadi semak SST anda.

Klausa 4 juga mewajibkan penjamin melanjutkan tarikh mati sehingga 1 tahun lagi jika Kerajaan memintanya, dan tarikh baharu itu dipanggil Tarikh Mati Lanjutan (Extended Expiry Date). Klausa 4 menyebut bon ini "berterusan dan tak boleh batal", jadi anda tidak boleh menarik balik bon di tengah kontrak.

Contoh. Jadual ini menunjukkan contoh tarikh untuk satu kontrak perkhidmatan 3 tahun bernilai RM400,000 setahun. Bon dikira pada nilai setahun: 2.5% × RM400,000 = RM10,000, dan bon itu meliputi seluruh 3 tahun kontrak.

Untuk kiraan amaun bon bagi nilai kontrak lain, guna pengiraan bon pelaksanaan.

Berapa lama selepas tarikh mati agensi masih boleh menuntut?

Sehingga 4 minggu selepas tarikh mati. Klausa 6, yang dicetak dalam huruf besar dalam borang, menetapkan tuntutan mesti diterima oleh penjamin dalam tempoh sah laku bon atau dalam 4 minggu selepas bon tamat, mengikut mana yang lebih lewat.

"Semua tuntutan berkaitan dengan jaminan ini, jika ada, mestilah diterima oleh pihak bank/syarikat kewangan/ syarikat insurans dalam tempoh sah laku jaminan ini ataupun dalam masa empat (4) minggu dari tamatnya tarikh jaminan ini, mengikut mana yang lebih kemudian."

Sumber: Pekeliling Perbendaharaan PK 4.2, Lampiran 24, klausa 6 (asalnya dalam huruf besar).

Klausa 5 pula menyatakan tanggungan penjamin luput apabila bon tamat, kecuali Kerajaan sudah menuntut secara bertulis sebelum itu. Dalam praktik, rancang dengan andaian bon anda masih boleh dituntut sehingga 4 minggu selepas Tarikh Mati Asal atau Tarikh Mati Lanjutan.

Contoh tarikh untuk penghantaran lewat, pembatalan dan lanjutan ada dalam tarikh luput bon dan hari terakhir tuntutan, dengan contoh tarikh.

Apa yang agensi buat selepas menerima bon anda?

Agensi wajib menyemak kesahihan bon dengan bank atau syarikat insurans yang mengeluarkannya. PK 4.2 perenggan 9.19.8(i) menyediakan 2 surat untuk tujuan ini: surat pertanyaan daripada agensi kepada penjamin (Lampiran 29) dan surat pengesahan daripada penjamin kepada agensi (Lampiran 30). Pegawai yang gagal membuat semakan ini boleh dikenakan tindakan tatatertib atau surcaj.

Selepas semua obligasi kontrak selesai, agensi mengeluarkan Surat Pelepasan (Letter of Discharge) kepada penjamin menggunakan format Lampiran 25. Untuk kontrak perkhidmatan dan barang guna habis, PK 4.2 perenggan 9.19.8(f)(vi) membenarkan bon dilepaskan lebih awal jika pegawai berpuas hati tiada tuntutan akan dibuat. Langkah dan masalah biasa diterangkan dalam prosedur pelepasan bon pelaksanaan.

Bagaimana jika format bon bukan format kerajaan?

GLC dan syarikat swasta sering ada format bon sendiri, dan anda mesti ikut format mereka, bukan format PK 4.2. Wording mereka boleh berbeza dalam perkara yang besar, contohnya cara tarikh mati dikira atau siapa perlu bersetuju sebelum bon dipindah milik.

Kami pernah menguruskan bon untuk sebuah syarikat perkhidmatan yang memenangi kontrak dengan sebuah GLC. GLC itu tegas: wording bon mesti sama dengan format mereka, perkataan demi perkataan. Draf pertama daripada pihak pengeluar tidak sepadan dengan format itu di beberapa bahagian, dan setiap pusingan semakan antara GLC, penjamin dan kami mengambil masa berminggu-minggu.

Jadual ini menyenaraikan bahagian bon yang paling kerap perlu disemak apabila anda menerima format bukan kerajaan, berdasarkan kes itu.

Pengajarannya: hantar format benefisiari yang tepat kepada penjamin sejak hari pertama, minta draf wording, dan dapatkan pengesahan bertulis daripada benefisiari bahawa draf itu diterima sebelum bon dikeluarkan. Mulakan awal, kerana setiap pusingan pindaan wording menambah minggu kepada proses anda.

Soalan Lazim

Perlukah saya minta agensi kerajaan pinda wording format bon?

Biasanya tidak perlu, dan untuk bon bekalan atau perkhidmatan kerajaan persekutuan ia jarang realistik. PK 4.2 mewajibkan semua jaminan untuk bon pelaksanaan bekalan dan perkhidmatan menggunakan format dan kandungan dalam Lampiran 24 pekeliling itu. Tugas anda ialah mengisi ruang kosong dengan betul, bukan menulis semula klausa.

Adakah jaminan insurans diterima untuk bon pelaksanaan kerajaan?

Ya. PK 4.2 perenggan 9.19.8(d) menerima jaminan dalam Ringgit Malaysia daripada syarikat insurans, syarikat takaful, bank, bank Islam dan syarikat kewangan yang berlesen di Malaysia, serta Bank Pembangunan Malaysia Berhad dan SME Bank. Perenggan 9.19.8(e) tidak membenarkan bon daripada bank luar pesisir atau bank luar negara.

Apa jadi jika saya lambat menghantar bon selepas menerima SST?

SST anda boleh terbatal dengan sendirinya. PK 4.2 perenggan 9.9.1 membenarkan agensi menetapkan tempoh 14 atau 30 hari untuk bon dihantar. Untuk bekalan atau perkhidmatan yang segera, perenggan 9.9.2 membenarkan pengecualian bertulis tidak melebihi 60 hari, tetapi hanya jika syarikat memohon secara bertulis.

Adakah nilai dalam borang bon sama dengan 2.5% atau 5% nilai kontrak?

Ya, nilai jaminan dalam borang ialah amaun bon yang ditetapkan dalam SST. Untuk bekalan dan perkhidmatan, amaunnya 2.5% bagi kontrak melebihi RM200,000 hingga RM500,000, dan 5% bagi kontrak melebihi RM500,000. Untuk kontrak 2 tahun atau lebih, kadar dan amaun dikira pada nilai kontrak setahun.

Siapa menyimpan bon asal selepas kontrak tamat?

Bon asal dikembalikan kepada bank atau syarikat insurans yang mengeluarkannya bersama Surat Pelepasan. Menurut PK 4.2 perenggan 9.19.8(f)(v), agensi menyimpan salinan bon yang telah disahkan sebagai rekod. Simpan juga salinan anda sendiri.

Apa perlu anda buat sekarang

1. Cari format bon dalam SST atau dokumen tender anda, dan semak sama ada ia format kerajaan dengan 6 klausa PK 4.2 atau format agensi sendiri.
2. Isi ruang kosong: nombor kontrak, nama syarikat, skop, nilai jaminan dan Tarikh Mati Asal, dan pastikan nilai jaminan sama di ketiga-tiga tempat.
3. Semak Tarikh Mati Asal dalam SST (biasanya 12 bulan selepas kontrak tamat) dan catat tarikh 4 minggu selepasnya dalam kalendar syarikat.
4. Jika format itu bukan format kerajaan, hantar format tepat kepada penjamin dan dapatkan pengesahan bertulis benefisiari atas draf sebelum bon dikeluarkan.

Dapatkan sebut harga · atau WhatsApp kami

Baru kenal istilah bon? Mulakan dengan apa maksud bon pelaksanaan, atau baca apa berlaku selepas anda terima SST.

Sumber rujukan

• Pekeliling Perbendaharaan PK 4.2: Surat Setuju Terima (SST), Pesanan Kerajaan dan Inden Kerajaan bagi Perolehan Kerajaan (portal ePerolehan), perenggan 9.9.1 hingga 9.9.3 dan 9.19.8, serta Lampiran 24, 25, 29 dan 30
• Kementerian Kewangan, Mekanisme Pelaksanaan Perolehan Melalui Pematuhan PP/PK (bekalan dan perkhidmatan), mulai 29 November 2022

Kali terakhir disemak: September 2026. Teks Lampiran 24 dan perenggan 9.9 serta 9.19.8 PK 4.2 dibaca daripada salinan di portal ePerolehan, dan kadar bon dalam perenggan 9.19.8(f)(i) disemak dengan taklimat Kementerian Kewangan 2022.

Diterbitkan oleh BondCepat, jenama Emerge Insurtech (Malaysia) Sdn. Bhd. (202101001225), ejen insurans berdaftar dengan PIAM.