Pelepasan Bon Pelaksanaan: Cara Mohon, Contoh Surat dan Pelepasan Awal

Ditulis oleh Michelle Chin, Cert CII.

Jawapan ringkas: Bon pelaksanaan (performance bond) kerajaan dilepaskan apabila agensi menghantar Surat Pelepasan (Letter of Discharge) kepada bank atau syarikat insurans yang mengeluarkannya, selepas semua obligasi kontrak selesai. Minta surat itu secara bertulis daripada pegawai kontrak. Untuk kontrak perkhidmatan dan barang guna habis, pegawai boleh melepaskan bon lebih awal jika berpuas hati obligasi selesai dan tiada tuntutan akan dibuat.

Kontrak anda sudah tamat, tetapi bon pelaksanaan masih tercatat aktif di pihak penjamin, dan cagaran tunai, jika ada, belum dipulangkan. Satu langkah mungkin masih tertinggal: agensi belum menghantar Surat Pelepasan kepada penjamin. Surat itu ringkas, dan PK 4.2 sudah menyediakan formatnya.

Bila bon pelaksanaan boleh dilepaskan?

Bon pelaksanaan kontrak bekalan dan perkhidmatan kerajaan boleh dilepaskan setelah segala obligasi kontrak selesai. Peraturan ini datang daripada PK 4.2, yang terpakai untuk perolehan kerajaan persekutuan; agensi negeri dan PBT mungkin menggunakan format sendiri, jadi semak SST anda.

"Bon Pelaksanaan boleh dilepaskan setelah segala obligasi kontrak selesai. Surat Pelepasan (Letter of Discharge) ... seperti di Lampiran 25 hendaklah dikemukakan kepada Bank/Syarikat Kewangan/Bank Islam/Syarikat Insurans/Syarikat Takaful."

Sumber: Pekeliling Perbendaharaan PK 4.2, perenggan 9.19.8(f)(v).

Perenggan yang sama menyatakan Surat Pelepasan dikemukakan kepada penjamin dan ditandatangani oleh pegawai yang diberi kuasa di bawah Akta Kontrak Kerajaan 1949. Surat itu dialamatkan kepada penjamin, bukan kepada syarikat anda, jadi minta salinannya.

Obligasi terakhir tidak semestinya jatuh pada tarikh tamat kontrak, dan tempoh sah bon anda ditetapkan dalam SST. Tarikh luput bon dan tempoh tuntutan diterangkan dalam tarikh luput bon dan hari terakhir tuntutan.

Apa yang tertulis dalam Surat Pelepasan Lampiran 25?

Surat Pelepasan ialah surat ringkas daripada agensi kepada penjamin yang melepaskan penjamin daripada tanggungjawab di bawah bon anda. Surat dalam Lampiran 25 PK 4.2 ditulis untuk jaminan yang tarikh luputnya sudah berlalu.

"Kami dengan ini melepaskan sepenuhnya tanggungjawab tuan berkaitan dengan jaminan tersebut mulai dari tarikh luput ..."

Sumber: Pekeliling Perbendaharaan PK 4.2, Lampiran 25 (Surat Pelepasan Jaminan Bank/Jaminan Syarikat Kewangan/Jaminan Insurans).

Jadual ini menyenaraikan ruang yang perlu diisi dalam Surat Pelepasan dan tempat untuk menyemak setiap satunya. Ruang yang salah boleh menyebabkan penjamin tidak dapat memadankan surat itu dengan bon anda.

Lampiran 25 ditulis untuk jaminan yang sudah luput, dan PK 4.2 tidak menyediakan format berasingan untuk pelepasan awal. Jika pegawai meluluskan pelepasan awal, pastikan surat yang dikeluarkan menyebut nombor jaminan dan tarikh pelepasan dengan jelas, dan sahkan dengan penjamin bahawa surat itu diterima.

Surat ini melepaskan bon yang dibuat dalam format Lampiran 24 PK 4.2, dan setiap klausa bon itu diterangkan dalam contoh bon pelaksanaan kerajaan, klausa demi klausa. Dalam SST atau fail kontrak anda, kedua-dua borang mungkin berlabel lampiran dengan huruf atau nombor lain, atau agensi mungkin menggunakan kepala surat sendiri. Pastikan setiap ruang dalam Surat Pelepasan lengkap dan surat itu sampai kepada penjamin.

Bolehkah bon dilepaskan lebih awal untuk kontrak perkhidmatan atau barang guna habis?

Boleh, tetapi keputusan itu dibuat oleh Pegawai Pengawal atau pegawai yang menandatangani kontrak, bukan hak automatik syarikat anda. PK 4.2 membenarkan bon untuk perkhidmatan dan barang guna habis (consumable item) dilepaskan sebelum tamat tempoh sah lakunya.

"Bagi perkhidmatan dan barang guna habis (consumable item), bon pelaksanaan boleh dilepaskan lebih awal oleh Pegawai Pengawal atau pegawai yang menandatangani kontrak sekiranya berpuas hati segala obligasi kontrak selesai dan tiada sebarang tuntutan yang akan dibuat."

Sumber: Pekeliling Perbendaharaan PK 4.2, perenggan 9.19.8(f)(vi).

Barang guna habis ialah barang yang habis digunakan, contohnya alat tulis atau bahan pencuci. Sama ada kontrak anda dikira perkhidmatan atau barang guna habis ialah keputusan agensi, jadi semak SST anda. Jika layak, anda boleh meminta pelepasan awal sebaik sahaja penghantaran atau perkhidmatan terakhir diterima.

Contoh. Jadual ini membandingkan 2 laluan untuk kontrak perkhidmatan pembersihan 2 tahun, dari 1 Januari 2027 hingga 31 Disember 2028, dengan bon yang sah hingga 31 Disember 2029.

Dalam kes kami, cagaran tunai dipulangkan selepas penjamin menerima Surat Pelepasan. Siapa yang menerima wang itu, dan berapa lama ia terikat, diterangkan dalam cagaran tunai untuk bon pelaksanaan.

Bagaimana cara memohon Surat Pelepasan?

Hantar surat permohonan kepada pegawai yang menguruskan kontrak anda, dengan butiran bon dan bukti obligasi selesai, dan minta Surat Pelepasan dihantar terus kepada penjamin dengan salinan kepada anda. Jadual ini ialah contoh isi surat permohonan itu, bahagian demi bahagian.

Selepas menghantar surat permohonan, catat tarikh dan nama pegawai yang menerimanya. Jika pegawai kontrak bertukar, hantar semula salinan surat itu kepada pegawai baharu.

Kenapa bon tidak patut tamat pada hari kontrak tamat?

Kerana format bon PK 4.2 meminta bon sah sehingga 12 bulan selepas kontrak tamat atau selepas obligasi terakhir, mengikut mana yang terkemudian, dan Surat Pelepasan tidak semestinya dikeluarkan pada hari kontrak tamat. Semak tempoh sah bon dalam SST anda.

Sebuah syarikat pembekal pernah membandingkan 2 sebut harga bon pelaksanaan untuk kontrak kerajaan. Sebut harga yang lebih rendah itu untuk bon yang tamat pada tarikh kontrak tamat, tanpa tempoh 12 bulan selepasnya, sedangkan agensi dalam kontrak itu tidak mengeluarkan Surat Pelepasan sebaik sahaja kontrak tamat. Bandingkan sebut harga dengan tempoh bon yang sama seperti dalam SST anda, kerana bon yang lebih pendek boleh ditolak oleh agensi atau perlu dilanjutkan kemudian.

Soalan Lazim

Perlukah saya pulangkan bon asal kepada penjamin sendiri?

Tidak semestinya, kerana PK 4.2 tidak menetapkan siapa yang memulangkan bon asal. Perenggan 9.19.8(f)(v) menyebut bon asal dikemukakan kepada bank, tetapi Surat Pelepasan dalam Lampiran 25 membenarkan agensi menyimpan sama ada salinan asal atau salinan yang disahkan. Tanya pegawai kontrak siapa yang memegang bon asal, dan tanya penjamin sama ada mereka memerlukannya.

Adakah "bon pelepasan" satu dokumen berasingan yang perlu saya dapatkan?

Tidak. Pelepasan bermaksud bon pelaksanaan yang sedia ada dilepaskan melalui Surat Pelepasan daripada agensi kepada penjamin. Anda tidak perlu membeli bon baharu untuk tujuan itu; anda hanya perlu memohon surat itu secara bertulis selepas obligasi kontrak selesai.

Adakah prosedur pelepasan sama untuk bon GLC atau projek swasta?

Tidak semestinya. PK 4.2 dan Lampiran 25 terpakai untuk perolehan kerajaan persekutuan, manakala GLC dan syarikat swasta biasanya mengikut format bon dan kontrak mereka sendiri. Semak klausa tarikh luput dan pelepasan dalam bon anda, dan tanya pihak yang menerima bon apa dokumen yang mereka keluarkan.

Apa perlu anda buat sekarang

1. Kumpul salinan SST, bon, surat lanjutan jika ada, dan bukti penerimaan akhir daripada agensi.
2. Hantar surat permohonan Surat Pelepasan kepada pegawai kontrak, dan minta surat itu dihantar kepada penjamin dengan salinan kepada anda.
3. Jika kontrak anda perkhidmatan atau barang guna habis, minta pelepasan awal di bawah perenggan 9.19.8(f)(vi) PK 4.2 dalam surat yang sama.
4. Sahkan dengan penjamin bahawa Surat Pelepasan sudah diterima, terutamanya jika anda menunggu cagaran dipulangkan.

Dapatkan sebut harga · atau WhatsApp kami

Sumber rujukan

• Pekeliling Perbendaharaan PK 4.2: Surat Setuju Terima (SST), Pesanan Kerajaan dan Inden Kerajaan bagi Perolehan Kerajaan (portal ePerolehan), perenggan 9.19.8(f)(iv) hingga (vi) dan Lampiran 25
• Akta Kontrak Kerajaan 1949 [Akta 120], Jabatan Peguam Negara, seksyen 2

Kali terakhir disemak: September 2026. Perenggan 9.19.8(f)(iv) hingga (vi) dan Lampiran 25 dibaca daripada PK 4.2 di portal ePerolehan; seksyen 2 Akta Kontrak Kerajaan 1949 dibaca di portal Jabatan Peguam Negara.

Diterbitkan oleh BondCepat, jenama Emerge Insurtech (Malaysia) Sdn. Bhd. (202101001225), ejen insurans berdaftar dengan PIAM.